Pencatatan fisik terhadap barang yang ada di gudang adalah proses penting dalam mengelola stok, terutama bagi pelaku Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM). Pencatatan ini berhubungan dengan barang yang keluar maupun barang masuk dengan stok akhir yang selalu updated secara real time.
Sayangnya, banyak pelaku usaha yang belum memiliki sistem pencatatan yang rapi karena menganggapnya rumit dan tidak mungkin dimiliki oleh pelaku usaha yang baru tumbuh dan berkembang. Atau ada juga yang menganggap hal ini hanya bisa dilakukan dengan software mahal.
Padahal, hanya dengan Google Sheets, Anda bisa membuat sistem stock opname yang gratis, mudah, dan bisa diakses dari mana saja. Dan dalam artikel ini, saya akan membagikan file spreadsheet siap pakai yang bisa langsung Anda gandakan dan diedit sesuai dengan kebutuhan.
Cara Membuat Stok Opname Sederhana dengan Google Sheets
Salah satu tantangan utama dalam mengelola stok barang, terutama bagi pelaku UMKM, adalah memastikan data stok selalu akurat dan terbarui. Kesalahan pencatatan bisa berujung pada kekurangan barang, pemborosan, atau bahkan kerugian.
Nah, kabar baiknya, Anda tidak perlu software mahal atau sistem rumit untuk melakukan stok opname. Karena dengan bantuan Google Sheets, kita bisa membuat sistem pencatatan yang praktis, efisien, dan mudah digunakan.
Yuk, kita bahas langkah-langkah membuatnya! Eits.... biar lebih mudah silahkan lihat, coba dan praktekan file spreadsheet yang akan kami sertakan. Jika Anda merasa cocok tinggal klik File kemudian pilih "make a copy" untuk membuat salinannya.
📁 Template Stock Opname Sederhana untuk UMKM
File spreadsheet ini aslinya dibuat sesuai kebutuhan usaha kuliner teman saya. Meskipun baru berjalan beberapa tahun namun sangat membantu pengadaan stok sehingga bisa menghubungi suplier pada saat yang tepat. Setelah itu barang kembali tersedia sebelum stok benar-benar habis.
Oleh karena itu, saya berinisiatif untuk mengubahnya agar terlihat sederhana dan terlihat masih secara global. Sehingga, keumuman ini bisa digunakan oleh semua orang agar bisa dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya meskipun nanti ada penambahan poin-poin tersendiri oleh Anda.
Namun sebelumnya saya jelaskan terlebih dahulu sekilas tentang file spreadsheet berikut. Dimana, didalamnya terdiri dari 4 worksheet (lembar kerja) yang saling terhubung, yakni: Lampiran, Laporan Barang Masuk, Laporan Barang Keluar dan Stock Opname.
1. Lampiran
Worksheet ini diantaranya berfungsi sebagai daftar master barang. Di sini Anda bisa mencatat semua data barang seperti kode, nama, satuan, dan lainnya.
2. Laporan Barang Masuk
Sheet ini berfungsi untuk mencatat setiap kali menerima barang dari supplier. Masukkan tanggal, kode barang, nama barang, jumlah masuk, dan keterangan jika diperlukan.
3. Laporan Barang Keluar
Gunakan worksheet ini untuk mencatat barang yang keluar, baik karena penjualan, pemakaian internal, atau sebab lainnya. Jika memiliki sistem "point of sales" sendiri juga bisa diintegrasikan. Adapun secara pribadi, saya baru membuat untuk pemakaian internal, yakni: barang digunakan untuk proses produksi.
4. Stock Opname
Terakhir, inilah worksheet yang dikenal dengan stock opname atau inventory management yang masih sederhana. Worksheet ini akan secara otomatis menghitung stok akhir berdasarkan data barang masuk dan barang yang keluar dari gudang.
Pada kolom "STATUS" saya menambahkan peringatan dengan kata-kata serta warna yang mencolok. Misalnya "In Stock" dengan warna hijau menunjukan barang di gudang tersedia. Sedangkan "Out of stock" artinya kosong dan "warning" dengan warna kuning berarti harus segera order ke suplier.
Pada tingkat lanjut Anda bisa mengembangkan notifikasi tersebut melalui addons yang tersedia maupun google script. Misalkan, notifikasi yang tertera pada kolom status tadi bisa diteruskan melalui email, whatsapp atau perangkat lainnya sesuai kemampuan lebih yang dimiliki.
🛠️ Cara Menggunakan File Ini
Untuk membuat sistem stock opname dengan Google Sheets kita bisa menyusun sendiri dari nol maupun edit sana sini template spreadsheet tentang stock opname yang tersedia di internet. Dan berikut ini cara kedua yang kita pilih yang terjadi melalui blog Sebardi.
1. Klik link berikut untuk membuka spreadsheet:
Berikut ini adalah link 👉 stock opname sederhana untuk umkm. Silahkan klik tulisan yang berwarna hijau tersebut agar bisa mengakses file spreadsheet. Tampilannya nanti akan terlihat seperti ini:
3. Isi data master barang di worksheet Lampiran.
Silahkan isi data yang dibutuhkan pada sheet lampiran. Jika sudah diisi, sheet ini juga bisa kita "hide" agar tidak terlihat. Mengapa disembunyikan? Bagi sebagian orang, sheet ini tidak digunakan untuk bekerja terutama jika perusahaan memiliki karyawan yang khusus untuk entri data.
4. Setiap kali ada barang masuk, catat di worksheet Laporan Barang Masuk.
Agar data yang terlihat pada sheet stock opname akurat maka pencatatan barang masuk harus selalu updated. Silahkan lakukan tugas entri data ini seakurat mungkin agar hasilnya lebih baik.
5. Catat juga barang yang keluar di worksheet Laporan Barang Keluar.
Barang yang keluar dari gudang pun mesti tercatat secara akurat. Hal ini sangat mempengaruhi juga akan keakuratan data yang terlihat pada lembar kerja stock opname.
6. Lakukan input data stok awal di worksheet Stock Opname kolom Stok Awal
Untuk stok awal sebetulnya bisa dibuat dengan beberapa cara. Namun pada contoh kali ini kita buat saja pada sheet stock opname. Itu juga (proses entri data stok awal) hanya dilakukan pada bulan pertama saja. Karena bulan berikutnya kita cukup impor data dari stok akhir pada laporan stock opname sebelumnya.
Bagaimana caranya? Tenang saja, Google Sheet memiliki rumus "IMPORTRANGE" yang sudah pernah kita bahas pada artikel sebelumnya dengan judul "Cara Mengimpor Data Antar Google Sheet yang Beda Filenya".
7. Pilih menu File > Make a copy (Buat salinan)
Setelah merasa cocok dengan file spreadsheet stock opname ini silahkan klik menu File kemudian pilih "make a copy" untuk menyimpan versi pribadi ke Google Drive masing-masing.
✅ **Keunggulan Menggunakan Sistem Ini**
Dalam dunia bisnis yang serba cepat, efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan stok menjadi kunci utama keberhasilan operasional. Salah satu cara yang semakin populer dan mudah diakses untuk melakukan stock opname adalah dengan memanfaatkan Google Sheets.
Sistem yang dibuat dengan Google Sheets ini berbasis cloud, fleksibel, dan mudah digunakan, Google Sheets menawarkan berbagai keunggulan yang dapat membantu bisnis, baik skala kecil maupun besar, dalam memantau dan mengelola persediaan secara real-time.
Dan berikut ini adalah beberapa keunggulan utama yang membuat Google Sheets menjadi pilihan praktis untuk proses stock opname untuk UMKM yang baru tumbuh dan berkembang.
Gratis dan tanpa software tambahan
Ya, cukup pakai akun Google dan akses internet yang kuotanya tidak sebesar Anda gunakan untuk skrol video di Youtube, TikTok maupun Reels Instagram.
Real-time & kolaboratif
Dengan Google Sheets, sistem stock opname ini bisa diakses dan diedit bersama oleh tim gudang, staf purchasing atau admin toko. Dan untuk akses melalui mobile pun cukup mudah dan mobile-friendly.
Transparan dan rapi
Semua histori transaksi tercatat dan bisa ditelusuri kembali kapan pun. Bahkan, jika ada sebuah item yang berubah karena sengaja dihapus atau ketidak sengajaan pun bisa ditelusuri pelakunya. Dan tidak berhenti di sini, sheet yang sudah selesai laporannya (sudah melewati proses entri data) maka Anda bisa menguncinya sehingga tidak ada seorang pun yang bisa mengedit, mengubah atau menghapusnya.
Fleksibel & mudah dimodifikasi
Dengan Google Sheets, Anda bisa menambahkan kolom sesuai kebutuhan usaha. Atau jika memiliki keahlian lebih bisa juga menggunakan addons tambahan, google script maupun AppSheet agar terpasang pada perangkat mobile layaknya aplikasi Android pada umumnya.
Kesimpulan
Dengan sistem sederhana ini, Anda sudah selangkah lebih maju dalam mengelola bisnis. Tidak perlu lagi menebak-nebak stok atau mengandalkan catatan manual yang mudah hilang.
Selamat mencoba dan semoga usaha Anda makin lancar, jaya dan barokah!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar