Bagi pelaku UMKM, mencatat data secara rapi dan efisien sangatlah penting. Misalnya mencatat kehadiran karyawan, transaksi keuangan dan laporan rutin lainnya. Tentu saja, seiring perkembangan teknologi seperti sekarang, pencatatan tersebut biasanya sudah menggunakan komputer.
Dari laporan harian itu tersebutlah beberapa kolom dengan penamaan masing-masing sesuai kebutuhan data. Contohnya ada kolom "Nomor", "Nama", "Hari" dan "Tanggal" serta penamaan kolom lainnya untuk memudahkan pengelompokan data sesuai tujuan pencatatan data.
Diantara nama kolom yang sering kita jumpai adalah "tanggal". Karena sekian banyak transaksi biasanya melibatkan pecatatan waktu. Oleh karena itu, sayang kan kalau untuk menulis sesuatu yang berulang-ulang pada prakteknya ternyata tidak praktis?
Langkah Praktis Membuat Dropdown Tanggal di Google Sheets
Sebagai operator entri data yang dihadapkan dengan rutinitas pekerjaan setiap hari. Alangkah lebih baik jika pada saat entri data yang dibutuhkan sangat mudah, fleksibel dan efisien. Oleh karenanya, faktor kemudahan inilah yang akan kita bahas dalam artikel kali ini.
Karena memang tidak bisa dipungkiri jika mengelola data tanggal secara manual meskipun sama-sama dengan aplikasi yang sama; misalnya Google Sheets, sensasi yang dirasakan oleh seorang operator entri data akan sangat membosankan karena bisa memakan waktu.
Untungnya, Google Sheets menyediakan fitur dropdown yang memungkinkan pengguna memilih tanggal dari daftar yang telah ditentukan sebelumnya. Fitur ini sangat bermanfaat untuk formulir, pelacakan aktivitas, atau pengumpulan data yang memerlukan konsistensi dalam format tanggal.
Langkah-Langkah Membuat Pilihan Hari & Tanggal di Google Sheets
Pada bagian ini, kita akan membahas langkah-langkah praktis untuk membuat dropdown tanggal dengan mudah dan efisien di Google Sheets. Dengan cara otomatis seperti ini, proses entri data berupa tanggal insya Allah akan terhindar dari isian yang rentan salah.
Untuk lebih jelasnya, mari simak tulisan di bawah ini tentang cara mudah menampilkan pilihan tanggal otomatis di Google Sheets saat kolom diklik. Fitur ini akan sangat membantu agar input data lebih cepat dan konsisten sehingga "wajib" ada di laporan Anda.
1. Buka Google Sheets
Masuk dengan akun Google Anda, lalu buka atau buat file Google Sheets baru. Anda bisa melakukanya melaui Google Drive atau Spreadsheets. Bagi paemula yang baru mengenal Spreadsheet dari Google silahkan baca artikel kami khusus pemula: "Cara Masuk Google Sheets dari HP dan Laptop", insya Allah nanti dibuat artikelnya ya.
2. Pilih Kolom Tempat Mengisi Tanggal
Misalnya Anda ingin membuat laoran barang masuk dan ingin kolom A mulai baris ke 7 berisi tanggal barang masuk. Maka pilih kolom tersebut dengan cara mengarahkan pointer ke kolom A7 kemudian klik di situ sehingga akan tampak berupa kotak yang ada di atas tabel sebagaimana terlihat pada gambar.
3. Buka Menu “Data” > “Validasi Data”
Di menu atas, klik **Data** > pilih **Validasi Data** (Data Validation).
4. Klik "Add rule"
Di jendela nanti akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini. Silahkan klik "Add rule".
5. Atur Tipe Datanya
Pada bagian "Kriteria (Criteria)", silahkan pilih "is valid date". Sedangkan opsi "if data is invalid?" Silahkan pilih "show a warning" jika Anda menginingkan adanya notifikasi peringatan jika operator salah input atau "reject the input" agar setiap isian yang tidak sesuai format otomatis tidak bisa mengisi kolom yang tersedia. Baru setelah itu silahkan Anda klik "Done" untuk menyimpan pengaturan.
5. Simpan dan Coba
Silahkan beri nama file untuk spreadsheet Anda agar tersimpan otomatis di Google Drive. Setelah itu coba double klik kolom A7 sehingga tampak seperti gambar di bawah ini.
6. Edit Pengaturan yang Terluput
Oh ya, pada saat klik kolom A7 di atas berhasil ya memunculkan kalender otomatis. Tapi kok aneh ya, pada saat klik kolom di bawahnya tidak berhasil? Kira-kira ada yang salah? Yuk kita cek lagi pengaturannya.
Yups, sudah ketemu di bagian "apply to range" yang hanya membatasi pada kolom A7 saja. Pantas jika tidak berlaku ketika kita klik kolom-kolom di bawahnya. Nah, untuk memperbaiki pengaturan tersebut silahkan tambahkan range-nya sesuai yang Anda inginkan.
Misalnya range sebelumnya dari "Laporan_Barang_Masuk!A7" kini menjadi "Laporan_Barang_Masuk!A7:A21" Di sini kita menambahkan "titik dua serta A21", maksudnya adalah pengaturan kolom tanggal otomatis berlaku dari kolom A7 sampai dengan A21.
Atau bisa juga dengan A saja yang menunjukan tanpa batas baris keberapa. Seperti inilah contohnya:"Laporan_Barang_Masuk!A7:A". Sebagaimana terlihat pada screenshoot di bawah ini terlihat pengaturan range serta pengaruhnya di kolom A di baris manapun.
Setelah proses Simpan (Save) otomatis ke Google Drive selesai akan terlihat hasilnya. Sekarang, setiap kali Anda mengklik salah satu sel di kolom tersebut, akan muncul pilihan kalender. Anda tinggal klik tanggal yang diinginkan, dan hari/tanggal langsung terisi secara otomatis.
Tips Tambahan
Anda bisa mengatur format tanggal agar menampilkan hari, seperti "Senin, 13 April 2025" atau format lainnya. Caranya: klik menu Format > Nomor (Number) > Tanggal Khusus (Custom Date and Time) lalu pilih format yang menampilkan hari sesuai keingingan.
Tips lainnya, Anda bisa menggunakan warna latar belakang atau border untuk menandai kolom-kolom penting, agar mudah dikenali saat menginput data. Caranya bisa dengan mengkombinasikannya melalui fitur "Conditional Formatting".
Penutup
Dengan fitur ini, Anda tidak perlu lagi mengetik tanggal secara manual. Cukup klik kolom yang ditentukan, maka akan muncul kalender kecil untuk memilih tanggal. Fitur sederhana ini bisa jadi solusi praktis untuk operasional harian UMKM Anda.
Ini sangat berguna untuk mencatat tanggal pesanan atau pengiriman, membuat jadwal kerja karyawan, menentukan tanggal jatuh tempo pembayaran, menyusun laporan harian atau mingguan. Anda bisa menghemat waktu dan mengurangi kesalahan input data.
Selamat mencoba! Kalau Anda merasa artikel ini bermanfaat, jangan ragu untuk membagikannya ke sesama pelaku usaha lainnya, ya!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar